تبلیغات
نمونه متن قرارداد ، نمونه متن درخواست و.... - معانی اصطلاحات و واژگان موجود در نامه های اداری

نمونه متن قرارداد ، نمونه متن درخواست و....

پنجشنبه 21 فروردین 1393

معانی اصطلاحات و واژگان موجود در نامه های اداری

نویسنده:   

آشنایی مخاطبان محترم این وبلاگ با واژه‌های نامه‌نگاری یا اصطلاحات اداری بسیار مغتنم و ضروری بوده و خالی از لطف نیست. از این رو به ترتیب حروف الفبای فارسی و به‌طور مختصر به شرح برخی از آنها می‌پردازیم : آییـن‌نـامـه  مجموعة مقرراتی است كه هر مؤسسه اعم از عمومی‌ یا خصوصی به‌منظور تنظیم امور مؤسسة خود تهیه و تدوین می‌كند. همچون آیین‌نامه‌های مؤسسات دولتی، انجمن‌های محلی، احزاب، شركت‌ها، آموزشگاه‌ها و جز آن. ابـلاغ  ابلاغ، در لغت به معنای رساندن است؛ رساندن نامه یا پیامی‌به كسی یا كسانی، اما در اصطلاح اداری و قضایی كاربردهای مختلفی دارد. در اصطلاح اداری، حكمی‌است كه از مقام بالا به مقام پایین‌‌تر، به‌منظور انتصاب، مأموریت و غیره نوشته می­شود. در اصطلاح قضایی و حقوقی عبارت است از : ”تسلیم رونوشت حكم غیابی به محكوم علیه غایب یا قائم مقام قانونی او” (فرهنگ معین).  ابلاغ گاه به‌صورت ”ابلاغیه” نیز به‌كار می‌رود كه نادرست است، چون در فارسی تك واژ مؤنث نداریم. كلمة ابلاغ، گاه در نامه‌ها و به‌ویژه در پایان‌نامه‌ها، به معنای اعلام و رساندن، در عبارت‌هایی همچون : ”ابلاغ فرمایید” ، ”امر به ابلاغ فرمایید” نیز به‌كار می‌رود. ارزش‌یـابی  ارزشیابی، واحدی است در اداره كه مسؤولیت رسیدگی به چگونگی كار و وضع كاركنان و شكایات رسیده به آن اداره را بر عهده دارد. گاه به جای ارزشیابی، ارزیابی به‌كار می‌رود كه به‌این معنا درست نیست. اسـاس‌نـامـه  قانونی است كه برای ادارة هر انجمن، مجلس یا سازمانی اجتماعی، سیاسی و فرهنگی تنظیم می‌شود، یا مجموعة مواد یا ویژگی‌هایی است كه برای تشكیل شركت، حزب یا انجمنی تنظیم می‌شود. استـناد  این كلمه عربی و مصدر لازم و در لغت به معنای پشت دادن، توجه یا تكیه كردن به موضوع یا مطلبی است و برای توجه دادن ارباب رجوع به مقررات مورد استناد به‌كار می‌رود. اعـلام  اعلام، به معنای ”آگاهانیدن” و ”آگاه كردن” و ”شناساندن” است و با افعال ”می‌دارد” و ”می‌نماید” و ”می‌كند” و ”می‌شود” و ”می‌گردد” به‌كار می‌رود. ”اعلام نظر” هم زمانی به‌كار می‌رود كه فرستنده برای اجرای كار، نیاز به نظر مشورتی شخص ثانوی دارد  و با ذكر آن از مخاطب یا مقام بالاتر نظرخواهی می‌كند. اندیـكاتور (= نامه‌نـما)  خوشبختانه برای این كلمة فرانسوی، فرهنگستان زبان و ادب فارسی اخیراً ”نامه‌نما” را برساخته است، گرچه در نظر اول معنای جامعی ندارد. در اصطلاح اداری، اندیكاتور یا نامه­نما دفتری است كه تاریخ و شماره و خلاصة نامه­های وارد و صادر در آن ثبت و شمارة ترتیب دفتر به روی نامه‌ها زده می‌شود. ایندكـس (= نمـایه)  خوشبختانه برای واژة ایندكس نیز فرهنگستان واژة ”نمایه” را ساخته است. این واژه انگلیسی است و معنای شاخص و فهرست را نیز می‌دهد. در تداول اداری ”اندكس” تلفظ می‌شود. و نیز دفتر راهنمایی است كه نامه‌های ثبت شده در دفتر ”نامه‌نما” براساس شماره‌های خاص در آن شماره‌گذاری می‌شود و جست‌وجوی نامه از طریق آن به سهولت صورت می‌گیرد. ایـفاد  ایفاد از باب افعال است و از ”وفد” به معنای ”به رسولی آمدن نزد كسی” گرفته شده است. ”افاده” هم از این خانواده است. ”وافد” اسم فاعل آن و به معنای ”اینده” و ”به رسولی رونده” است. ایفاد در لغت به معنای فرستادن و روانه كردن است. بـازرسـی  بازرسی، رسیدگی به وضع سازمان‌هاست كه یا از طرف بازرسی كل كشور انجام می‌پذیرد، یا از طرف خود سازمان، یك یا چند تن به‌صورتی از پیش تعیین شده یا سرزده و بی‌خبر، به امور مربوط به شكایات مطرح شده، دربارة آن سازمان یا كاركنانش صورت می‌پذیرد. بـایـگانـی  بایگانی از واژه‌های مصوب فرهنگستان سابق است (به‌جای آرشیو) و به­معنای مكانی است كه در آنجا نامه­­ها و اسناد دولتی یا خصوصی را نگهداری می‌كنند تا در موقع نیاز به آسانی بتوان به آنها دسترس پیدا كرد. البته اخیراً رایانه در بسیاری مواقع پاسخگوست و نیازی به مراجعه به بایگانی و ملاحظة اصل نامه احساس نمی‌شود. بخش  بخش، مجموعه‌ای كوچك‌تر از اداره است كه زیرنظر آن كار می‌كند و ممكن است خود شامل چند زیر مجموعة دیگر با عنوان ”دایره” باشد. پـاسـخ  پاسخ یا در پاسخ، اصطلاحی است نزد یك به ”عطف” (عربی) یا ”بازگشت” (فارسی)، كه هنگام جواب دادن به نامة اداری یا شخصی به كار می‌رود. البته ”عطف” ، گاه، توجه دادن مخاطب به نامه‌ای است و ممكن است معنای ”بازگشت” یا ”پاسخ” را دربر نداشته باشد. برخی اوقات به جای كلمة ”پاسخ” (فارسی) ، ”در جواب” هم نوشته می‌شود. پـیـرو  این كلمه از دو جزء ”پی” (اسم) و ”رو” (بن مضارع) ساخته شده و صفت فاعلی مركب مرخم به معنای ”به دنبال رونده” است. وقتی نامه یا نامه‌هایی به جایی فرستاده می‌شود و پاسخ دریافت می‌گردد، در نامه یا نامه‌های بعدی از لفظ ”پیرو” استفاده می‌كنند. مثلاً می‌نویسند : پیرو نامة شمارة 4287 تاریخ 12 بهمن 80 به اطلاع یا به استحضار می‌رساند : یا : پیرو نامه‌های شمارة 21756 و 97142 ، به تاریخ 25 بهمن و 30 اسفند 80 به اطلاع می‌رساند : پـی نـوشـت از دو جزء ”پی” (اسم) و ”نوشت” (فعل ماضی سادة سوم شخص) ساخته شده است. یعنی صفت مفعولی مركب مرخم (كوتاه شده) است كه به معنای ”پایین نوشته شده” ، یعنی مطلبی كه در پایین نامه نوشته شده به كار می‌رود. پیـوسـت  واژه‌ای فارسی است، لكن برخی كاربرد آن را غلط می‌دانند، زیرا این كلمه مصدر مرخم و به مفهوم ”پیوستن” و ”الحاق نمودن” (مصدر ساده و مركب) است و بهتر است آن را به جای ضمیمه به كار نبریم. مترادف این واژه، ”ضمیمه” ، ”منظم” و ”به انضمام” عربی است. برخی از كلمة ”به همراه” استفاده می‌كنند. تشـكیـلات  به مجموعه‌ای هماهنگ و موزون كه سلسله مراتب، هدف و وظایف و ارتباطات معینی دارا باشد، تشكیلات گفته می‌شود. تـصویـب  مصدر متعدی عربی و به معنای ”صواب شمردن” ، ”راست و درست دانستن” ، ”به درستی خبری حكم كردن” است. این واژه نیز، هم خانواده با ”مصوب” و ”مصوبه” است كه البته ”مصوبه” به پیروی از اسم مؤنث عربی در فارسی آمده و كاربرد آن به لحاظ آنكه در فارسی تك واژ مؤنث نداریم، نادرست است ولی به سبب كاربرد مكرر آن نمی‌توان آن را نادرست انگاشت ولاجرم باید آن را پذیرفت. این كلمه هنگامی‌به كار می‌رود كه می‌خواهند مطلبی را به‌صورت قانونی و لازم الاجرا درآورند و می‌گویند : ”به تصویب رسیده” یا ”تصویب شده” است. تلـفنگرام  واژه‌ای فرانسوی است و به معنای ”مخابره” یا اعلام خبر است كه به منظور تسریع در كار به وسیلة تلفن بیان می‌شود تا گیرنده آن را بنویسد. در زمان حاضر دستگاه ”دورنگار” (فاكس) كاربرد ”تلفنگرام” را محدود كرده است. تلكـس  این واژه هم فرانسوی و نام دستگاهی است كه به وسیلة آن، پیام نوشتاری به‌صورت مستقیم بین دو مشترك مبادله می‌شود یا به پیامی‌گفته می‌شود كه از طریق دستگاه تلكس مخابره می‌شود. تلگـراف  واژه‌ای فرانسوی و نام دستگاهی است كه به وسیلة آن، پیامی‌را از راه دور مخابره می‌كنند و آن مركب از دستگاه فرستنده و دستگاه گیرنده و سیم های رابط است. تلگرافی  این تركیب، صفت نسبی و منسوب به تلگراف است كه از واژة فرانسوی تلگراف و حرف ”ی” فارسی ساخته شده است. در اصطلاح به مفهوم ”شیوه تلگراف یا وسیلة تلگراف” است و بیشتر وقتی به كار می‌رود كه كوتاه كردن صحبت یا سرعت در عمل مورد نظر باشد. تلگـرام  واژة فرانسوی و به مفهوم مطلب و پیامی‌است كه به وسیلة دستگاه ”تلگراف” مخابره می‌شود. حسـابـداری  دایرة رسیدگی به دخل و خرج های هر سازمان را كه زیر نظر حسابدار و به كمك یك یا چند تن دیگر، اداره می‌شود، حسابداری می‌گویند. مسؤولیت رسیدگی به كلیة حسابهای مالی هر اداره بر عهدة ”ذی حساب كل” آن اداره است. دایـره  جزیی از بخش به شمار می‌رود كه زیرنظر مستقیم مسؤول بخش، وظایف تعیین شده را انجام می‌دهد. دبیـرخـانه  دبیرخانه، واحد اداری مشخصی است كه ادارة امور دفتری را براساس روشهای تدوین شده برعهده دارد. وظیفة مهم دبیرخانه، نظارت برنامه‌های رسیده و ثبت و توزیع نامه‌های وارد یا صادر شده است. دبیرخانه ممكن است به روش ”متمركز” ، ”غیرمتمركز” یا ”نیمه متمركز” اداره شود. (برای اطلاع بیشتر می‌توان به كتاب : ”ادارة امور دفتری” نوشتة سیدابراهیم علن از مجموعه انتشارات ”مركز آموزش مدیریت دولتی” مراجعه كرد. دستـورالعمل  نوشته­ای است كه چگونگی اجرای كار و وظیفة رده های پایین تر را در ادای وظایف اداری و مأموریت ها بیان می‌كند. دستورالعمل، بررسی جزئیات و مسؤولیت ها و طریق اجرای آنهاست. دستورالعمل در حقیقت، دستور و شیوة چگونگی اجرا كردن آیین نامه‌ها و مقررات اداری است. ناگفته نماند كه تركیب ”دستور” (فارسی) با ”عمل” (عربی) درست نیست، لكن این تركیب سال هاست به كار می‌رود و دیگر نمی‌توان آن را از زبان فارسی بیرون راند. فارسی این كلمه ”دستور كار” است كه به لحاظ معنا ، جامع نیست. دورنـگار (فاكس)  دورنگار معادلی است كه فرهنگستان زبان و ادب فارسی برای واژة فاكس اروپایی تصویب و پیشنهاد كرده است. دو معادل دیگر این واژه ”نمابر” و ”دورنویس” است. دورنگار دستگاهی است كه تصویر هرگونه نوشته و نقشی را با داشتن رمز طرف مقابل برای دستگاه مشابه خود می‌فرستد. ذی حسـاب  ارجح ترین فرد در رسیدگی به حساب و كتاب پولی و هزینه های هر مؤسسه را ”ذی حساب” و حوزة مربوط به وی را ”ذی حسابی” می‌گویند. راهـ‌كار  برنامه و ارائة طریقی را كه به منظور حل و فصل كاری پیشنهاد می‌شود، راه‌كار می‌نامند. رده  واژه‌ای فارسی و به معنای دسته و طبقه است و در اصطلاح اداری به سطحی از سطوح تشكیلاتی هر مجموعه می‌گویند كه تحقق وظایف و مأموریتهای محول را بر عهده می‌گیرد. رئیـس  فردی را كه مسؤولیت مستقیم هماهنگ سازی مسؤولان و سیاست های هر سازمان و مؤسسه را با حكم مقام برتر بر عهده دارد، رئیس اداره یا سازمان می‌گویند. البته در برخی موارد وظایف رئیس فراتر از عرف است. مثلاً رئیس سازمان صدا و سیما را كه مقام معظم رهبری تعیین می‌كند، نمی‌توان با رئیس فلان اداره قیاس كرد. در این قبیل موارد رئیس تا حد وزیر شناخته می‌شود. نوشتن كلمة ”رییس” نادرست است، چراكه اولاً ”رئیس” عربی است و طبق قاعده چنانچه پیش از همزه­ حرف مفتوح و پس از آن ”ای” كشیده باشد، همزه روی پایة خود ثابت می‌ماند. ثانیاً همزه در كلمة ”رئیس” در ریشة كلمه است و تبدیل به ”یا” نمی‌شود. سرپـرسـت  مسؤول موقت هر سازمان را در زمانی كه رئیس آن مؤسسه انتخاب نشده است، سرپرست می‌گویند. البته به مسؤولان ثابت برخی مؤسسات نیز سرپرست گفته می‌شود. سنـد  هر مطلب و نوشته و مدركی كه بتوان به آن اعتماد و استناد كرد، به‌ویژه نوشته‌ای كه از پشتوانة قانونی و اجرایی برخوردار است، سند می‌گویند. سند را به سند عادی و رسمی‌می‌توان تقسیم كرد. نوشته‌ای كه در مرجعی ذی صلاح تنظیم نشده باشد، ­”سند عادی” و نوشته‌ای را كه در مرجعی صلاحیت دار تنظیم شده باشد، ”سند رسمی” می‌گویند.  در تعریفی دیگر : اسنادی را كه درخور طبقه بندی و حفاظت باشد، اسناد رسمی‌می‌نامند. قبلاً اشاره كردیم كه قانون مدنی كشور در مادة 1284 خود سند را این گونه تعریف كرده است : ”سند عبارت است از هر نوشته‌ای كه در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد. ” كه البته‌این ماده قانون در زمانی به تصویب رسید كه نوار و فیلم و سایر موارد سند، تلقی نمی‌شده است. چه بسا امروزه مداركی نظیر ارائة فیلم و نوار به دادگاه سند تلقی شود و درخور نفی یا اثبات باشد. شـرح وظـایـف  تعیین و تبیین حدو وظایف، اختیارات و مسؤولیتهای هر جزو اداری را با توجه به اهداف هر مجموعه كه در قالب ضوابط و مقررات و قوانین مربوط باشد، شرح وظایف می‌نامند. طـرح  به هرگونه پیشنهاد برای اجرا شدن برنامه یا رفع مشكلی، طرح می‌گویند. در هر طرح باید به اجرایی بودن و مقرون به صرفه بودن آن التفات كرد. ضـابطه یا ضوابـط اداری  چارچوب و مقررات و حدود تعیین شده برای امور گوناگون هر سازمان و مؤسسه را كه مراجع یا مقامات ذی صلاحی در نظر گرفته اند، ضابطه یا ضوابط اداری می‌نامند. عطـف (بازگشت) عطف، واژه‌ای عربی و مصدر لازم به معنای مایل شدن به چیزی و برگشتگی و بازگشت است. معادل فارسی آن ”بازگشت” یا ”در بازگشت” است. در اصطلاح اداری، هرگاه نامه‌ای از طرف اداره‌ای رسیده باشد و ما بخواهیم به آن پاسخ دهیم یا استناد كنیم یا توجه مخاطب را به آن جلب كنیم، می‌نویسیم : ”عطف به نامة شمارة …… تاریخ …… كه می‌توان به جای كلمة ”عطف” (عربی) ”بازگشت” (فارسی) نگاشت، كه پیش تر هم اشاره كردیم. قـائـم مقـام  فردی را كه در غیاب رئیس یا مسؤول هر سازمان و مؤسسه عهده دار تمام یا قسمتی از اختیارات وی می‌شود، قائم مقام می‌نامند. كـارگـزینـی  بخش مهمی‌از هر سازمان كه پرونده های كاركنان و امور مربوط به آنان از قبیل رسیدگی به حقوق، ترفیع پایه، تعیین و اعلام محل خدمت، مرخصی ها و كارهایی از این دست را در اختیار دارد و در چارچوب قانون و زیر نظر مقام بالاتر به‌این امور می‌پردازد، كارگزینی نامیده می‌شود. كمیـسیون  كمیسیون، واژه‌ای فرانسوی است و به معنای مجموعة افراد منتخب هر سازمان یا تشكیلات است كه برای بررسی و دنبال كردن موضوع یا مسئله‌ای خاص گردهم می‌آیند. گـردش كـار  شروع و بررسی و تجزیه و تحلیل كارهای انجام شده دربارة برنامه‌ای ویژه را كه همراه با پیشنهاد برای تصمیم مقتضی به ردة بالاتر می‌فرستند، ”گردش كار” می‌نامند. لایـحه  پیش نویس قوانین تسلیم شده از طرف هیئت دولت به مجلس را ”لایحه” می‌نامند. تا زمانی كه‌این لوایح به تصویب مجلس نرسیده است، ”لایحه” نام دارد، اما پس از آن ”تصویب نامه” است. مـأمـوریـت  تكلیف یا تكالیف كلی را كه از طرف مراجع ذی صلاح به‌صورت شفاهی یا كتبی و به منظور بررسی و اجرای كاری به فرد یا تشكیلاتی معین داده می‌شود، مأموریت می‌گویند. مـتـبـوع  واژه‌ای عربی و اسم مفعول و به معنای ”پیروی شده” یا ”تبعیت شده و اطاعت شده” در برابر ”تابع” است كه همراه كلمه هایی چون : اداره، وزارت، دولت، كشور و ریاست به كار می‌رود، نظیر : ادارة متبوع، وزارت متبوع، كشور متبوع، ریاست متبوع و غیره . بدیهی است املای این كلمه نباید با واژة ”مطبوع” (دلپسند) اشتباه شود. مـدیـریـت  در برخی سازمان‌ها و مؤسسات، واحدهای اداری گوناگونی. مسؤولیت حوزه‌ای مشخص را با شماری كارمند و زیر نظر رئیس یا مسؤول آن مؤسسه بر عهده دارند كه‌این واحدها را مدیریت و مسؤول آنها را مدیر می‌نامند.  نباید فراموش كرد كه كلمات : ”مدیریت” ، ”معاونت” ، ”ریاست” ، ”فرماندهی” و نظایر آن مصدر است و نباید آنها را برای اسم ذات (شخص) به كار برد و قبلاً هم اشاره كردیم. مسـؤولیت مستـقیم یـا غـیرمسـتقیم  هرگاه مسؤول و مقام بالاتر بدون واسطه، در كار و برنامة رده های پایین تر مداخله و نظارت كند و امر و نهی نماید، مسؤولیت مستقیم و اگر با واسطه و غیرمستقیم بر كار زیردست خود نظارت كند، مسؤولیت غیرمستقیم دارد. مصـوب / مصـوبه  مصوبه، اسم مفعول و مؤنث مصوب است و در اصطلاح هرگونه قانون یا مطلبی را كه در مجلس یا شورایی لازم الاجرا تشخیص می‌دهند و ابلاغ می‌كنند، مصوبه می‌نامند. برای این اصطلاح، صورت جمع، یعنی ”مصوبات” هم می‌گویند. اشاره كردیم كه در فارسی تك واژ مؤنث نداریم لكن این كلمه در فارسی جا افتاده و چاره‌ای جز پذیرفتن آن نیست. وبلاگ مکاتبات ادراری 

منبع نوشته: http://namehnegari.mihanblog.com/post/256

نظرات() 
How does Achilles tendonitis occur?
دوشنبه 16 مرداد 1396 05:48 ق.ظ
Howdy! I could have sworn I've been to this blog before but after browsing through a few of the posts I realized it's new to
me. Anyhow, I'm certainly happy I discovered it and I'll be bookmarking it and checking back
often!
Can you stretch to get taller?
جمعه 13 مرداد 1396 10:22 ب.ظ
I'm not sure where you're getting your info, but good topic.
I needs to spend some time learning much more
or understanding more. Thanks for fantastic info I was looking for this information for my mission.
foot pain getting worse
دوشنبه 19 تیر 1396 08:18 ق.ظ
Thanks for finally talking about >نمونه متن قرارداد ، نمونه متن درخواست و....
- معانی اصطلاحات و واژگان موجود در
نامه های اداری <Loved it!
BHW
سه شنبه 22 فروردین 1396 12:28 ب.ظ
This design is steller! You certainly know how to keep a
reader amused. Between your wit and your videos, I was almost moved to
start my own blog (well, almost...HaHa!) Fantastic
job. I really loved what you had to say, and more than that, how you presented it.
Too cool!
manicure
دوشنبه 21 فروردین 1396 08:40 ب.ظ
Greate post. Keep writing such kind of info on your blog.
Im really impressed by your site.
Hi there, You have done a great job. I will certainly digg it and for my part suggest to my friends.
I am sure they will be benefited from this website.
manicure
یکشنبه 20 فروردین 1396 02:23 ق.ظ
I absolutely love your blog and find a lot of your
post's to be precisely what I'm looking for. can you offer guest writers to write content for yourself?
I wouldn't mind writing a post or elaborating on many of the subjects you write concerning here.
Again, awesome site!
 
لبخندناراحتچشمک
نیشخندبغلسوال
قلبخجالتزبان
ماچتعجبعصبانی
عینکشیطانگریه
خندهقهقههخداحافظ
سبزقهرهورا
دستگلتفکر

نویسندگان

آمار وبلاگ

  • کل بازدید :
  • بازدید امروز :
  • بازدید دیروز :
  • بازدید این ماه :
  • بازدید ماه قبل :
  • تعداد نویسندگان :
  • تعداد کل پست ها :
  • آخرین بازدید :
  • آخرین بروز رسانی :