تبلیغات
نمونه متن قرارداد ، نمونه متن درخواست و.... - مراحل یک نامه نگاری اداری و رسمی

نمونه متن قرارداد ، نمونه متن درخواست و....

پنجشنبه 21 فروردین 1393

مراحل یک نامه نگاری اداری و رسمی

نویسنده:   

با توجه به اینکه صدور و وجود هر نامه در نظام اداری دارای تبعات حقوقی، مالی و اداری متفاوتی است و پس از صدور و ارسال نامه، امکان اصلاح و برگرداندن نامه برای فرستنده وجود ندارد؛ لازم است در تهیه نامه اداری توجه و دقت کافی مبذول داشت. مراحل تهیه یک نامه اداری در سه بخش مورد ارزیابی قرار می گیرد: شناخت، نگارش و آماده سازی نامه.مرحله شناخت برای تهیه یک نامه بدین معناست که با توجه به شرایط حاضر آیا نوشتن نامه ضروری است و یاصرفا بدلیل داشتن نسخه بایگانی نامه تهیه می شود؟ آیا بجای نوشتن نامه از وسیله دیگری نمی توان برای اطلاع رسانی و یا ارسال پیام استفاده نمود؟ آیا نامه در حال حاضر بهترین، کم هزینه ترین و سریع ترین وسیله ممکن است؟ پس از نیل به جواب صحیح در این بخش، پیرامون موضوع نامه اندیشه لازم اتخاذ می گردد. بدین معنی که واقعه ای که در حال نگارش نامه در خصوص آن هستیم از چه ویژگی هایی برخوردار است؟: - چه کسی یا کسانی در این واقعه نقش دارند؟ موضوع نامه در خصوص چه کسی و یا کسانی است؟ چه کسی برای چه شخصی نامه می نویسد؟ که  - این واقعه در کجا صورت یافته و چه موقعیت مکانی را شامل می شود؟ در کجا مسئله را بیان می کند؟  کجا - زمان وقوع حادثه و موضوع نامه کی بوده است؟ از نظر سال، ماه و روز و حتی ساعت وقوع و یا گزارش)کی - موضوع اصلی واقعه در خصوص چیست؟ شناخت دقیق مسئله و بیان صریح آن  چی - دلایل اصلی وقوع و علل ایجاد این پدیده را بداند و بتواند در نامه خود بیان کند. چرا - بتواند مسئله را بطور کامل تحلیل کند، چگونگی حدوث و وقوع مسئله را بیان نماید. چگونه بررسی عناصر شش گانه یادشده، نویسنده و تهیه کننده نامه را در نوشتن، انشاء، انتخاب واژه ها و واژه گزینی یاری می دهد و در حقیقت اشراف او را بر موضوع رقم زده و از جمیع جهات و حتی آثار نوشته مطلع می شود. آنگاه تصمیم می گیرد که بنویسد؟ ننویسد؟ و یا چگونه بنویسد؟ بدین ترتیب نامه ای که با این تفاصیل تهیه شود، که پایه و اساس نامه و طی کامل مراحل نگارش از ابتدا تا پایان کار است. برای تهیه پیش نویس نامه، دو بخش در نظر گرفته ایم که در بخش اول به آماده سازی مقدمات نگارش نامه و در بخش دوم به تدوین نامه می پردازیم: مقدمات نگارش نامه: برای نگارش نامه مقدماتی مورد نیاز است تا بر اساس آن نامه ای با محتوی مناسب تهیه گردد. منابع مناسب برای استفاده در تدوین یک نامه رسمی )عبارتند از: بخشنامه ها، قوانین، آیین نامه ها، دستورالعمل ها، کتب و نشریات از یک سو و پرونده ها و مکاتبات قبلی از سوی دیگر منابع مکتوب و منابع شفاهی همانند مشاوره از افراد مطلع و حتی مسئولین مافوق( یکی از مقدماتی است که با تهیه و استفاده از آنها در تهیه یک نامه دارای محتوی دقیق و مستند می توان به نتیجه حاصل از نامه مطمئن تر بود. پس از اطمینان از محتوی صحیح و قوی نامه، باید به تنظیم فهرستی از مطالبی که قید آنها در نامه مورد نیاز است و تعیین اولویت های درج آنها در نامه پرداخت. برای این کار نیز باید در ابتدا به یادداشت برداری تمام مطالب مورد نیاز در بیان مسئله پرداخت و سپس از روی این عناوین یادداشت برداری شده به تعیین اولویت در ذکر آنها در نامه اقدام نمود. با بررسی و تنظیم مطالب مورد نیاز در تنظیم نامه، کلیات نامه بدست می آید. تدوین نامه: پس از بیان کلیات نظری در باب قوانین و آداب نگارش و آماده سازی مطالب برای نگارش نامه، در اینجا به بیان نکته ای مهم در خصوص تدوین بخش های مختلف یک نامه می پردازیم. جای تردیدی نیست که عناوین و متن نامه مهم ترین بخش های نامه هستند که میان نویسنده و مخاطب تفهیم و تفهم ایجاد می کنند. لذا چنانچه در بخش های پیشین نیز بیان کردیم استفاده از عناوین صحیح، دقیق و مطمئن در عناوین نامه ها از یک سو واستفاده از متون پیچیده، طولانی و نامفهوم در متن نامه باعث عدم ارتباط مناسب بین نویسنده و مخاطی شده و نامه نتیجه لازم را برای نویسنده در پی نخواهد نداشت. بررسی پیش نویس: پس از تهیه پیش نویس و قبل از تایپ نامه، برای حصول اطمینان از کفایت و کارآیی و تاثیر مطلوب محتویات آماده شده، به بررسی نهایی نامه می پردازیم. این بررسی براساس یک فهرست )چک لیست( انجام می شود که تمامی مراتب و موارد لازم برای تهیه نامه ای مطلوب را یادآوری می نماید. پرسش های مطرح شده در فهرست بررسی به سلیقه نویسنده و یا موقعیت و خواسته سازمان بستگی دارد، که می بایست قبلا توسط سازمان تهیه و در معرض دید نویسندگان نامه های سازمان قرار می گیرد تا بر آن اساس نامه تهیه شود.نمونه ای ازاین چک لیست در زیر آورده شده است.     وارسی پیش نویس   پرسش های مطروحه نتیجه وارسی تایید شد اصلاح شد   آیا موضوع قبل از نوشتن به خوبی مورد بررسی قرار گرفته است؟   آیا متن نوشته شده به سهولت قابل فهم و خواندن است؟   آیا متن تهیه شده با موضوع اصلی نامه ارتباط دارد؟ آیا واژه های مناسب در نوشتن نامه استفاده شده اند؟ آیا پیش نویس تهیه شده بیش از حد طولانی و خسته کننده و یا مختصر و خالی از مفاهیم اصلی نیست؟ آیا موضوع به خوبی توجیه و تفسیر شده است؟ آیا هدف اصلی به طور کامل ملحوظ گردیده است؟ آیا ارتباط بین مطالب نامه )جمله ها و عبارات( حفظ گردیده است؟ آیا نامه از قاطعیت و صراحت لازم برخوردار است؟ آیا تقسیم بندی منطقی در تنظیم نامه رعایت گردیده است؟ اگر نامه در پاسخ دیگری است؛ آیا به کلیه موارد مطروحه در نامه اصلی پاسخ گفته شده است؟ آیا آثار قانونی نامه مورد توجه بوده است؟ آیا سیاست کلی سازمان ملحوظ گردیده است؟   آیا نامه بخوبی پایان یافته است؟   آیا موقعیت های خاص مخاطب از هر لحاظ در نظر گرفته شده است؟   آیا لحن نامه صحیح است؟   آیا به تعداد افراد و یا واحدهایی که باید از محتوی نامه مطلع باشند، رونوشت داده شده است؟ برگرفته از کتاب آیین نگارش مکاتبات اداری، تالیف سیدکاظم امینی   بهتر است برای تهیه پیش نویس به موارد زیر توجه کرد: - پیش نویس با خط خوش و خوانا نوشته شود. - بهتر است بجای کاغذهای متفرقه، از کاغذهای پیش نویس اداری استفاده گردد. - در صورت خط خوردگی زیاد پیش نویس، بهتر است بازنویسی شود. - بمنظور امکان اعمال تغییرات، فاصله خط ها با یکدیگر باید حداقل 01 میلیمتر باشد. - در چهار سوی متن پیش نویس، حاشیه کافی برای اصلاحات در نظر گرفته شود. - درستی املای کلمات کنترل شده و در صورت تردید در املای واژگان به فرهنگ مراجعه شود. - سعی شود هماهنگی لازم بین روال نوشته و موضوع و هدف نامه وجود داشته باشد. - نشان گذاری و آیین آن به خوبی رعایت و استفاده شود. پس از تهیه پیش نویس، نمونه آماده شده توسط کارمند تایید شده و به استحضار مقام مافوق می رسد و پس از تایید مدیر، ماشین نویسی می شود. پس از تایپ، نامه دوباره توسط کارمند مربوطه چک می شود تا غلط های احتمالی تایپ، اصلاح شده و پس از اصلاحات نهایی، نامه در سه نسخه تهیه می شود: نسخه بایگانی، نسخه اقدام کننده و نسخه اصلی. نسخه بایگانی توسط کارمند تایید شده و هر سه نسخه به تایید و امضای مدیر سازمان رسیده و پس از ثبت شماره و تاریخ و درج "پیوست ندارد" در نامه های بدون پیوست و تعداد پیوست ها در نامه های دارای پیوست به سازمان مقصد ارسال می شود. نسخه اقدام کننده به کارمند مربوطه تحویل می شود تا در صورت لزوم، پیگیری نماید. در صورتی که نامه دارای رونوشت گیرندگان باشد، به تعداد افرادی که در رونوشت گیرندگان درج می شوند، با ذکر نام رونوشت گیرنده تهیه و با امضای اصلی مدیر تایید و ارسال می شود. 

منبع نوشته: http://namehnegari.mihanblog.com/post/249

نظرات() 
Why do they call it the Achilles heel?
پنجشنبه 16 شهریور 1396 05:36 ق.ظ
Fabulous, what a weblog it is! This web site
provides useful facts to us, keep it up.
How long does it take to recover from Achilles injury?
دوشنبه 16 مرداد 1396 04:31 ق.ظ
Howdy! Do you use Twitter? I'd like to follow you if that would be ok.
I'm undoubtedly enjoying your blog and look forward to new updates.
manicure
چهارشنبه 23 فروردین 1396 02:28 ب.ظ
Everything is very open with a very clear clarification of the issues.
It was truly informative. Your website is very helpful. Thanks for sharing!
BHW
سه شنبه 22 فروردین 1396 02:03 ب.ظ
Hello friends, fastidious paragraph and nice arguments commented here, I am genuinely enjoying by these.
manicure
یکشنبه 20 فروردین 1396 12:10 ق.ظ
Hey there! Would you mind if I share your blog with my facebook group?
There's a lot of folks that I think would really enjoy your content.
Please let me know. Many thanks
 
لبخندناراحتچشمک
نیشخندبغلسوال
قلبخجالتزبان
ماچتعجبعصبانی
عینکشیطانگریه
خندهقهقههخداحافظ
سبزقهرهورا
دستگلتفکر

نویسندگان

آمار وبلاگ

  • کل بازدید :
  • بازدید امروز :
  • بازدید دیروز :
  • بازدید این ماه :
  • بازدید ماه قبل :
  • تعداد نویسندگان :
  • تعداد کل پست ها :
  • آخرین بازدید :
  • آخرین بروز رسانی :